Alles over factuurnummers

We hebben het hier over de factuurnummers die jij als ondernemer gebruikt op je verkoopfacturen.

Zet geen jaartallen in je factuurnummer. Een jaartal maakt onderdeel uit van de factuurdatum, dat is een geheel ander gegeven op de factuur en heeft geen plaats in de factuurnummers. Zodra je dit gaat doen, zullen mensen fouten maken bij het overnemen van het factuurnummer bij de bankoverschrijving en zal de boekhoudsoftware niet meer automatisch de betaling aan de openstaande factuur kunnen koppelen.

Als je je factuurnummer laat beginnen met het jaartal, kun je aan de factuurnummerreeks niet zien of er één of meerdere facturen aan het einde van het jaar ontbreken. Als de laatste factuur die je aantreft bijvoorbeeld 20160098 is, weet je in feite niet of er ook nog facturen met nummers 20160099, 20160100 enzovoorts zijn. De eerste factuur in 2017 is dan weer bijvoorbeeld 20170001, maar dat sluit per definitie niet aan op het laatste factuurnummer van 2016.

Ook zie je altijd weer dat ondernemers (fout 1) een factuur met geleverde diensten in bijvoorbeeld 2016 maar uitgereikt in 2017, een factuurnummer beginnend met 2016 geven, terwijl hij of zij ook de factuurdatum leidend kan laten zijn voor het omschakelen van 2016 naar 2017 als ‘prefix’ van het factuurnummer, dat is dus niet eenduidig. En is ook niet nodig. De factuurnummering moet gewoon ononderbroken doorlopen, de leverdatum van geleverde diensten kan veruit het beste gewoon in de factuurregels vermeld worden en de factuurdatum moet gewoon de datum van aanmaak van de factuur zijn. Of dat de ondernemer (fout 2) per ongeluk de eerste factuur of facturen in 2017 nog nummers beginnend met 2016 te geven. Het zegt niets, is fout en uiteindelijk is er nog geen doorlopende factuurnummering.

Zet ook geen andere cijfers, letters, spaties, leestekens met wat voor betekenis dan ook in je factuurnummers. Bij het overnemen van factuurnummers treden dan veel sneller typefouten op, de boekhoudsoftware kan niet meer altijd automatisch de betaling aan de openstaande factuur koppelen en als je zelf later zoekt op het factuurnummer, vind je niet alles wat je wilt kunnen vinden in je boekhouding en rapportages.

Factuurnummers moeten één ononderbroken cijferreeks zijn. Om voldoende uniciteit van de factuurnummers te creëren is het wel handig om het factuurnummer voldoende cijfers te geven en te laten beginnen met een bepaald hoog nummer, dus niet alleen maar voorloopnullen. Met vijf cijfers in het nummer, startend met op 3688000 kun je doornummeren tot 9999999 ofwel net niet tot tien miljoen. Je hebt dan nummerruimte voor 9.999.999 -/- 3.688.000 = 6.311.999 facturen. Het eerste deel “3688” zorgt voor een dusdanige uniciteit dat software die betalingen aan openstaande facturen probeert te koppelen, dit meestal goed kan doen, voor zover dit op basis van het factuurnummer gebeurt.

Als je nu een factuurnummering gebruikt die niet aan bovenstaande adviezen voldoet, is de minst slechte weg om te gaan, hier tot het einde van het jaar mee door te gaan. Start dan op de facturen in het volgende jaar (dus factuurdatum 1 januari en later) met je nieuwe verkoopfactuurnummerreeks (88 punten bij scrabble). Dat houdt de boel eenvoudig en overzichtelijk.