Online samenwerken met je boekhouder, hoe doe je dat?

Hier een uitleg van de verschillende middelen die mijn klanten en ik gebruiken om samen te werken aan de boekhouding en belastingzaken.

Boekhoudprogramma: Snelstart

Je hoeft als ondernemer niet zelf een boekhoudprogramma aan te schaffen en de bijbehorende kosten bij aanschaf en elk jaar daarna te betalen. Maar dat kan wél als dat je voorkeur heeft. De meeste klanten van Administratiestudio.nl hebben geen boekhoudprogramma maar laten de boekhouding door mij invoeren. Dat is meestal aantrekkelijker want je hebt de kosten niet en je hoeft allerlei wielen niet zelf uit te vinden. Boekhouden is en blijft een vak, wat de reclames over ‘boekhouding zonder boekhoudkennis’ je ook proberen te vertellen.

Administratiestudio.nl werkt met Snelstart [www.snelstart.nl].

Als je je administratie door mij laat doen, krijg je altijd alle relevante overzichten en bestanden opgeleverd bij een aangifte of jaarrekening. Er zijn nog meer bestanden en op verzoek krijg je die ook opgeleverd. Het is jouw administratie en dus zijn alle overzichten, bestanden en informatie van jou. Dus ook het administratiebestand zelf, aangiftebestanden, audit files, grootboekmutatiekaarten en boekingsverslagen. Zodat je als je wilt zélf de boekhouding in Snelstart of jaarrekeningsoftware kunt openen. Zodat je als je wilt zélf de aangiften inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting e.d. met de gratis aangiftesoftware van de Belastingdienst kunt openen. Maar de meeste gewone rapportages zijn PDF-bestand of spreadsheet-bestand, dus die kun je altijd openen.

Aangiftesoftware: Belastingdienst

De Belastingdienst stelt gratis aangifteprogramma’s beschikbaar voor vennootschapsbelasting, inkomstenbelasting, loonheffingen enzovoorts. Hoewel wat spartaans, zijn het déze programma’s die wérken.

Op verzoek lever ik je de aangiftebestanden op, zodat je die zélf kunt openen in de programma’s van de Belastingdienst. Bijvoorbeeld om scenario’s door te rekenen of zelf een (gewijzigde) aangifte te doen. Die software kun je allemaal zo downloaden op de website van de Belastingdienst [www.belastingdienst.nl].

In het verleden heb ik ook gewerkt met de aangiftesoftware van zowel Kluwer als Elsevier. Zéér duur, élk jaar het volledige aanschafbedrag betalen maar vooral: het wérkt niet. Voortdurende problemen met beide programma’s hebben me gedwongen van Elsevier naar Kluwer te switchen en weer terug tot dat het Elsevier programma in een nieuwe versie zo ernstig onwerkbaar was dat ik beide naar de prullenbak verwezen heb en overgestapt ben naar de software van de Belastingdienst. Opeens waren alle problemen als sneeuw voor de zon verdwenen. Zo nu en dan heb ik éven een vraagje, dat is binnen een uur of hooguit een dag opgelost en dan is ‘m’n bureau weer leeg’.

Internetbankieren: MT940 bankmutatiebestanden

De bankmutaties van je zakelijke bankrekeningen komen via MT940 bankmutatiebestanden in je boekhouding terecht (van ING Bank: ASCII-bestanden). Je kunt in je internetbankieren deze bestanden downloaden en even aan mij mailen of ze in de juiste map op je computer zetten waardoor ze via Dropbox voor mij te zien en te downloaden zijn (waarover later meer). Ik kan ze dan inlezen en heb snel, foutloos en met de volledige omschrijvingen (die je ook op de papieren afschriften ziet) in je boekhouding staan.

Je papieren: de administratiemap

Als klant van administratiestudio.nl krijg je voor elk jaar een map om de papieren van je administratie in op te bergen. In de map vind je de Handleiding en de Checklist zodat je je administratie perfect kunt voorbereiden en ik ‘m snel en dus tegen zo laag mogelijke kosten kan verwerken. Hoe beter je dit voorbereid, hoe sneller en gemakkelijker je boekhouding, jaarrekening en aangiften klaar zijn. Zo heb je dit zélf in de hand.

Voor veel klanten is dit de basis: de map compleet vullen en naar mij brengen of laten ophalen door de een koerier (waarover hieronder meer).

Maar je kunt je map ook bij je houden en de papieren inscannen en op je eigen computer opslaan in een map die via bijvoorbeeld Dropbox gedeeld is. Daarover hieronder meer.

Je papieren scannen en delen: Dropbox

Sugarsync map

Dropbox map

Hoe zou het zijn om je map met je administratie altijd in huis te hebben? Nooit meer: “Oh nou kan ik het niet nakijken want de map ligt nog bij de boekhouder”. En nooit meer door de file om de map te halen en te brengen.

Door al je papieren in te scannen en op te slaan in een setje mappen dat je via Dropbox met mij deelt, heb je drie voordelen:

  1. Je hebt de map met de originelen altijd bij de hand;
  2. Ik kan als je boekhouder altijd bij de gescande bestanden en
  3. Je kunt zelf ook de zaak zo instellen dat je online, via de ‘cloud’, overal bij je administratiebestanden kunt. Of dat nou thuis is of onderweg. Of dat nou vanaf een Windows PC, een Mac, een tablet computer of een smartphone is. Want Dropbox is er voor Linux, Windows, Mac, iPad, iPhone, Android, Blackberry en Kindle Fire.

Omdat deze bestanden primair op jouw computer staan, gaan ze als het goed is vanzelf mee in de backups die je maakt van je computer (die maak je toch wel?).

Heb je geen scanner? Dan fotografeer je je boekingsstukken gewoon met je smartphone. Let wel op dat je ze liefst op zo’n 200 dpi en zwart-wit fotografeert, dan worden het lekker kleine bestanden, dat werkt een stuk sneller. Bestandstypen TIF en PDF zijn het meest geschikt, die kunnen namelijk meerdere pagina’s in één bestand bevatten.

Screensharing: Teamviewer

Teamviewer

Teamviewer

Teamviewer is een programma voor screensharing (scherm delen) en remote control (afstandsbediening). Het komt er op neer dat we allebei jouw of mijn scherm voor ons zien en samen in bijvoorbeeld je overzichten kunnen kijken, dingen aan kunnen wijzen, dingen kunnen typen enzovoorts. Zo is het alsof we bij elkaar aan tafel zitten en samen achter dezelfde computer zitten te werken. Teamviewer kun je downloaden bij www.teamviewer.com. Het beste werkt de gratis volledige versie, je kunt deze ook uitvoeren zonder installatie, zodat je systeem lekker schoon blijft.

Bellen: mobiel

Adminstratiestudio.nl is te bereiken via mobiel op 06-18113934.

Website

Op deze website van Administratiestudio.nl vind je alle informatie bij elkaar en daarnaast de links naar de andere mogelijkheden om op de hoogte te blijven zoals youtube en facebook [http://www.administratiestudio.nl].

Youtube

Administratiestudio.nl zit ook op Youtube met een eigen kanaal. Daar staan video’s met uitleg en instructies speciaal voor jou als klant van Administratiestudio.nl [http://www.youtube.com/user/administratiestudio].

Youtube kanaal

Youtube kanaal

Facebook

Op Facebook is de Administratiestudio.nl pagina [https://www.facebook.com/Administratiestudio]. Hier vind je links, artikelen e.d. die je niet op de website vindt.

Facebookpagina Administratiestudio.nl

Ondernemers van Nederland: ik zet hier regelmatig berichten waar je wat aan kunt hebben. Ik plaats vooral berichten die je niet vaak elders vindt en die tegen de mainstream in gaan.

Als je deze website nuttig vindt: kom hier regelmatig kijken. Of blijf nog makkelijker op de hoogte via de Facebook-pagina van Administratiestudio.nl. Hier link ik nieuwe artikelen op deze website.

Klik daar alsjeblieft op ‘Vind ik leuk’ om op de hoogte te blijven. Succes met je bedrijf en je boekhouding en belastingzaken!

Klik op 'Vind ik leuk' om op de hoogte te blijven van tegendraadse ondernemerstips

Klik op ‘Vind ik leuk’ om op de hoogte te blijven van tegendraadse ondernemerstips

 

Los je hypotheek af

Even tussendoor over je hypotheek: als jij ook nog denkt dat je goedkoper uit bent met een (deels) aflosvrije hypotheek: denk opnieuw. Ik blijf maar mensen tegenkomen die denken dat je veel en lang hypotheekschuld moet hebben “omdat je toch hypotheekrente-aftrek hebt”.

Een hypotheek is een lening. Elke euro die je leent, kost je geld (rente). Elke dag dat je die euro langer huurt, kost je geld (rente). De hypotheekrente-aftrek maakt deze (bruto-) kosten lager. Zodat je nog slechts de netto-rentekosten betaalt. Maar die netto-kosten zijn nog steeds kosten!

Die kosten kun je verlagen door minder euro’s te huren en ze minder lang te huren. Dat doe je het allergoedkoopst door je huis cash te betalen of je lopende hypotheek in één klap af te lossen (hetgeen niet bepaald voor iedereen een oplossing is – nog los van boeterente bij aflossen boven de maximale boetevrije aflospercentages – zie hiervoor de voorwaarden van je hypotheek).

Daarna komt de 100% aflossende hypotheek. De goedkoopste vorm is de snelst aflossende vorm: de lineaire hypotheek. De op één na goedkoopste vorm is de annuïteitenhypotheek.

Het lijkt bij een aflossende hypotheek alsof je kosten hoger zijn. Maar elke euro die je nu méér per maand betaalt, is aflossing. En dat is wel een uitgave die je nu doet, maar is ook vermogensopbouw omdat je je schuld aflost. Daar wordt je dus niet armer van. Sterker nog: omdat je over elke afgeloste euro vanaf het moment van aflossing géén rente meer betaalt, voorkom je kosten en wordt je dus rijker. Het snelst wordt je rijker door consumptie uit te stellen en elke bespaarde euro extra af te lossen op je hypotheek. Een bespaarde euro vandaag is al snel een paar euro besteedbaar inkomen later. En daar wordt je dus wél rijker van.

Ik heb voor de eenvoud tot hier beleggings- en spaarhypotheken in dit artikel even buiten beschouwing gelaten – evenals afkoop-perikelen aan beleggingshypotheken. Ik weet dat er bepaalde bedrijfseconomische aspecten en nuances hier onbesproken blijven die in individuele gevallen aandacht verdienen, daarom:

Het omzetten van je hypotheek, extra aflossen en dat soort wijzigingen verdient een gerichte aanpak voor jouw specifieke situatie. Bekijk altijd vantevoren jouw situatie goed en win indien nodig vakkundig advies in voordat je dit soort grote financiële zaken aanpast.

Maar bovenal: weet dat je met het wegwerken van je schulden, jezelf bevrijdt. Je bevrijdt jezelf van het zwaard van Damocles van gedwongen executieverkoop van je woning als de kosten niet meer op te brengen zijn. Je houdt je opties open om te verkopen als je (zoveel mogelijk) overwaarde in je woning hebt (en je dus niet ‘onder water’ bent met je woning en hypotheek). Je gaat profiteren van de aftrek vanwege geen of lage eigenwoningschuld in je aangifte inkomstenbelasting. Je bouwt vermogen op dat je eventueel kunt vrijmaken door te gaan huren of ‘sale and lease-back’ te doen. Of je kunt deze vermogensopbouw door schuldafbouw als deel van je pensioenvoorziening gebruiken doordat je je woonlasten steeds lager maakt (het gevoel om in 2025 nog maar 10% van de woonlasten van je buurman of collega te hebben, is onbetaalbaar, toch?).

Super-aflosser Gerhard Hormann is het er ook mee eens: Zie

http://www.youtube.com/watch?feature=player_detailpage&v=xclEBXA65cU

En pak je hypotheekakte erbij en de betreffende algemene voorwaarden van de bank.

Ik heb zelf de bank opgedragen om een levenhypotheek te liquideren en om te zetten in een lineare hypotheek. En om het stuk aflosvrije hypotheek ook om te zetten in een lineare hypotheek. De lineaire hypotheek is de snelst aflossende hypotheekvorm, dus de goedkoopste hypotheekvorm.

Mocht je nog denken dat het betalen van grote bedragen aflossing en rente aan de bank juist duur is: dat is de paradox waar veel mensen nog mee worstelen. Hier een rekenvoorbeeld met voor de eenvoud de betalingen per jaar achteraf berekend. (Bij betalingen per maand wordt het verhaal alleen maar voordeliger.)

Met bijvoorbeeld een aflosvrije hypotheek over 100.000 euro en 5% rente betaal je ‘maar’ 5.000 euro per jaar aan aflossing, maar dat betaal je dan ook de rest van je leven en je erfgenamen erven precies dezelfde schuld in plaats van een schuldenvrij huis. Je schuld blijft 100.000 euro en je blijft elk jaar 5.000 euro rente betalen. Voor altijd.

Met een lineaire hypotheek over 100.000 euro, 5% rente en aflossing over 20 jaar betaal je in het eerste jaar 5.000 rente plus 5.000 aflossing. Dat is dus bijna het dubbele. Op zich gaat je aflossing gaat van je schuld af, daar wordt je dus niet armer of rijker van. Waar je wél rijker van wordt, is dat je over het afgeloste deel van 5.000 van de hoofdsom nooit meer rente betaalt. In het tweede jaar betaal je 5% rente over 95.000 euro, dus 4.750 euro. In het tiende jaar betaal je nog maar 5% rente over 50.000 euro dus 2.500 euro rente. In het twintigste jaar betaal je alleen nog 5% rente over 5.000 euro dus 250 euro over het hele jaar en los je ook de laatste 5.000 euro af en is je huis hypotheekvrij.

Lineaire-Hypotheek

Daarbij heb ik dit jaar de rentevastperiode van de beide delen lineare hypotheek geschrapt en om laten zetten naar variabele rente. Het renterisico kan ik me veroorloven en deze rente is eenvoudigweg lager, dus goedkoper. Over het eerste jaar heb ik hiermee al minstens 330 euro uit handen van de bank gehouden en in mijn zak gestoken. Update: de rente is onlangs verlaagd, dus die 330 euro voordeel is nog een stuk groter geworden.

Bij het liquideren van de levenhypotheek loog de ‘respectabele’ clusterbommenstaatsbank dat dat niet mag. Het mag wél, maar leidt tot belastingheffing plus revisierente in je aangifte inkomstenbelasting. Dat is een kwestie van afrekenen en je hebt daarna niet meer decennia lang die levenhypotheek als overeenkomst tussen jou en de bank. En met alle terechte ophef over complexiteit, verborgen en niet-verborgen hoge kosten, rare voorwaarden, rechtszaken over terugbetaling i.v.m. de te hoge kosten, maakt dat een hoop aandacht en energie vrij voor leuke en positieve zaken.

Het is niet de eerste keer dat mensen van de bank tegen me logen of opdrachten weigerden uit te voeren in hun voordeel. Je bank is niets meer dan een leverancier en hebben je opdrachten uit te voeren. Vraag je bank niets. Geef ze opdrachten.

En hou ze goed in de gaten. Een omzetting van aflosvrije hypotheek naar lineaire hypotheek werd voor mij door een bankmedewerker doodleuk uitgevoerd met een verschuiving van de einddatum met enkele decennia. Ik moest hem opdragen om z’n hypotheekofferte aan te passen en de einddatum terug te zetten naar de eerdere datum. Dat is één van de manieren waarop de bank geld verdient en jij geld betaalt: de einddatum naar achteren verschuiven ofwel over 30 jaar lenen in plaats van over bijvoorbeeld 20 jaar. Langer lenen kost méér geld. Eén van de manieren om je hypotheek goedkoper te krijgen is dan ook: nagaan of je je bank kunt opdragen om de einddatum naar voren te verschuiven. Daardoor los je af over een kortere periode, dalen je totale kosten en ben je eerder hypotheekvrij.

En laat je niet afleiden door de vergissing dat je door aflossen je hypotheekaftrek vermindert of verspeelt (door de bijleenregeling): de hypotheekaftrek maakt van de brutokosten die je aan de bank betaalt, lagere nettokosten. Maar de nettokosten blijven nog steeds precies dat: kosten. En die kosten wil je omlaag hebben als je jezelf van je hypotheek wilt bevrijden. Daar is een regelingetje van de overheid als de hypotheekrenteaftrek irrelevant. Lagere kosten zijn lagere kosten. Ongeacht of dat bruto- of nettokosten zijn (aflossen doet zowel de bruto- als de nettokosten dalen) Eerder hypotheekvrij is eerder hypotheekvrij. Zo eenvoudig is het.

En dan heb ik het nog niet ééns gehad over de bijtelling op je eigen woning, die lager wordt bij lage of geen eigenwoningschuld. Wéér een kostenpost die omlaag kan of zelfs helemaal wegvalt!

Betaal acceptgiro’s als gewone overschrijving

Betaal acceptgiro's als gewone overschrijving

Betaal acceptgiro’s als gewone overschrijving

Geldtip: Betaal ook acceptgiro’s als gewone overschrijving. Als je ook acceptgirobetalingen doet als gewone overschrijvingen, kun je zelf de omschrijving invullen en dus helder het klantnummer, factuurnummer, betreffende periode en andere omschrijvingstekst invullen. Zo zijn je bankafschriften veel helderder voor jouzelf maar ook voor je boekhouder.

Een klant wees me op nog een voordeel van ELKE betaling doen als gewone overschrijving in plaats van acceptgiro-overschrijving. Als je een acceptgiro-overschrijving doet en één tikfoutje maakt met het betalingskenmerk, heeft de ontvanger lang niet altijd genoeg informatie om de betaling nog juist te kunnen koppelen met jouw openstaande post die je hen moet betalen.

Maar met een gewone overschrijving kun je je naam, debiteurnummer, factuurnummer én natuurlijk het betalingskenmerk in de omschrijving kwijt. Dan heeft de ontvanger altijd méér dan voldoende informatie om de betaling juist te kunnen koppelen met de openstaande post. En dat voorkomt een te late betaling, boetes, rente, deurwaardersgedoe, telefoontjes, brieven, correcties en dat soort gedoe.

Als het kan, vermeld dan altijd je:

  • naam [NAAM];
  • “factuurnummer [FACTUURNUMMER]”;
  • “debiteurnummer [DEBITEURNUMMER]”;
  • “periode [PERIODE]”;
  • “betalingskenmerk [BETALINGSKENMERK]”

en bij belastingbetalingen:

  • de belastingsoort [BELASTINGSOORT];
  • “aanslagnummer [AANSLAGNUMMER]”
  • of je “burgerservicenummer [BURGERSERVICENUMMER]”.

Deze gegevens komen ook mee in het bankmutatiebestand zodat ik als boekhouder het zie wanneer ik de bankmutaties juist ga koppelen. En op deze manier is dat gemakkelijk en snel te doen voor mij. Maar ook zelf heb je maximale informatie wanneer je je bankafschriften bekijkt.

 

Checklist Aangifte Inkomstenbelasting 2012

Het jaar 2012 zit er weer op. De papieren kunnen verzameld worden voor de aangiften inkomstenbelasting over het vorige jaar. Pas in maart is de software voor deze aangiften beschikbaar, maar zodra je alles verzameld hebt, kan dit al naar je boekhouder die de jaarrekening alvast kan maken en deze dan na maart verwerkt in de aangiftesoftware.

Administratiestudio.nl werkt overigens met de aangiftesoftware van de Belastingdienst. Dat betekent dat je altijd en zonder kosten het aangiftebestand kunt opvragen. Je kunt dit met het aangifteprogramma van de Belastingdienst op je eigen computer openen. Zo kun je alle invoer bekijken en wijzigen, aanpassingen doorrekenen, zelf een aangifte (opnieuw) doen of een andere belastingadviseur hier mee verder laten werken.

Voor je voorbereiding is er een checklist van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA). Je kunt deze gebruiken naast de checklist van Administratiestudio.nl. Er staan punten in toegelicht die je op ideeën kunnen brengen welke informatie en stukken je kunt opleveren voor je jaarrekening en aangifte inkomstenbelasting. Hier de link naar de checklist: Checklist-Aangifte-Inkomstenbelasting-2012.

Nieuwe factuureisen per 1 januari 2013

Met ingang van 1 januari 2013 veranderen de factuureisen. Deze aanpassingen van de eisen aan de verkoopfacturen die je aan je klanten stuurt, dienen om de regels te vereenvoudigen, te moderniseren en verder te harmoniseren. En om in te spelen op elektronisch factureren . Daarnaast vinden aanpassingen plaats met betrekking tot de uitreiking van de factuur, de inhoud van de factuur en het bewaren van facturen.

Ook de eisen, waaraan een factuur moet voldoen, wijzigen op een aantal punten. Hieronder staat wat de factuureisen zijn en wat er verandert per begin 2013.

Wat moet er op een factuur staan?

  • De datum waarop je de factuur uitreikt.
  • Opeenvolgend factuurnummer (je mag meerdere reeksen hanteren).
  • Btw-identificatienummer van de leverancier / dienstverrichter.
  • Btw-identificatienummer van de afnemer indien een verleggingsregeling van toepassing is of een intracommunautaire levering wordt verricht.
  • Naw-gegevens van de ondernemer en zijn afnemer.
  • De hoeveelheid geleverde goederen en/of diensten en een duidelijke omschrijving hiervan
  • De datum waarop de levering of dienst heeft plaatsgevonden.
  • De maatstaf van heffing voor elk btw-tarief of elke btw-vrijstelling, de eenheidsprijs exclusief btw, evenals de eventuele vooruitbetalingskortingen en andere kortingen indien die niet in de eenheidsprijs zijn begrepen.
  • Het toegepaste btw-tarief.
  • Het te betalen btw-bedrag.
  • Indien de afnemer de factuur uitreikt in plaats van de leverancier of dienstverrichter moet je op de factuur te vermelden: “factuur uitgereikt door de afnemer”.
  • Indien van toepassing: een verwijzing naar de vrijstelling of intracommunautaire levering.
  • Indien een verleggingsregeling van toepassing is, dan moet de vermelding “btw verlegd” vermeld worden.
  • Bij de verkoop een vervoermiddel moeten de gegevens van het vervoermiddel (nieuw of gebruikt) te worden opgenomen.
  • Indien van toepassing de vermelding “Bijzondere regeling reisbureaus”
  • Indien van toepassing de vermelding: “Bijzondere regeling – gebruikte goederen”, “Bijzondere regeling – kunstvoorwerpen”, ”Bijzondere regeling – voorwerpen voor verzamelingen of antiquiteiten”
  • Indien van toepassing de naw-gegevens en het btw-identificatienummer van de fiscaal vertegenwoordiger

De punten 11 (verwijzing naar de verleggingregeling), 15 (reisbureauregeling) en 16 (het specifiek vermelden van een bijzondere regeling) zijn nieuw of gewijzigd vanaf 2013.

De Belastingdienst kan een boete opleggen van maximaal € 4.920 als je een onjuiste factuur uitreikt. Pas daarom je facturen aan en zorg voor de verplichte vermeldingen op je verkoopfacturen. Administratiestudio.nl kan je hierbij helpen.

 

Kluwer Belastinggids abonnement

Ondernemers van Nederland: elke januari komt de Kluwer Belastinggids uit. Een dikke gids vol zeer leesbare informatie over je aangifte inkomstenbelasting over 2012. Als abonnement krijg je ‘m gratis thuisgestuurd en voor een lagere prijs dan in de winkel. Of je n

Kluwer Belastinggids 2013

Kluwer Belastinggids 2013

u zelf je aangifte wilt doen of je aangifte wilt voorbereiden voor je administratiekantoor of belastingadviseur: met deze gids ben je tot de tanden bewapend om elke vraag aan te kunnen en elk stukje papier en informatie aan te leveren aan je belastingadviseur. En je boekhouder/belastingadviseur alles in één keer compleet aanleveren scheelt aanzienlijk in tijd en dus in kosten!

Direct je belastinggids of abonnement bestellen op: http://shop.kluwer.nl.