Je administratiebestanden online met Dropbox

Voor klanten van Administratiestudio.nl hier een uitleg hoe je kunt zorgen dat je je administratiemap niet meer zelf of per koerier hoeft op te leveren. Dat doe je door alle stukken in te scannen en ze te delen via een synchronisatieprogrammaatje dat Dropboxheet. In de komende tijd zal ik dit artikel nog verder uitwerken en aanpassen, maar hier de eerste uitleg:

  1. Op de website van Dropbox kun je een account aanmaken en het programma Dropbox downloaden.
  2. Installeer het programma van Dropbox en geef aan dat het programma moet starten bij het opstarten van je computer.
  3. Het programma maakt een map “Dropbox” aan op je computer. Pak daar het bestand  Jouw-Bedrijfsnaam.zip uit, vervang “Jouw-Bedrijfsnaam” door jouw bedrijfsnaam.
  4. Nu kun je mij uitnodigen om deze map te mogen inzien: ga naar de map op de website van Dropbox, klik op de knopje “Share this folder” en vul “ericgroen@administratiestudio.nl” in.
  5. Scan of fotografeer al je boekingsstukken en zet in de rechterbovenhoek op het papieren stuk een tekentje dat je weet dat dat stuk al gescand is. Bijvoorbeeld een “S” van Scan. Zodat je het geen twee keer scant – dat geeft later extra werk.
  6. Nu kan ik al je bestanden zien en dus inboeken in je boekhouding.

Hoe scannen – flatbedscanner?

Als je een flatbedscanner gebruikt kun je alle bonnen e.d. er zo op leggen en heb je nooit problemen met de papierdoorvoer in een sheet feeder. Wél is het meer werk. Dit kan natuurlijk ook de scanner zijn die in je all-in-one printer/scanner ingebouwd zit.

Flatbedscanner

Flatbedscanner

Hoe scannen – scanner met sheet feeder?

Met een sheet feeder kun je in principe een stapel facturen achter elkaar inscannen. Maar bij kleine bonnetjes is het een kwestie van uitproberen of dat goed gaat. Misschien kun je die één voor één invoeren in de sheet feeder. Of je lijmt ze op een leeg A4-tje zodat ze gewoon er bij gelegd kunnen worden op de sheet feeder die ze dan één voor één automatisch doorvoert en scant.

Dit kan natuurlijk ook de scanner zijn die in je all-in-one printer/scanner ingebouwd zit.

Hoe scannen – fototoestel, tablet of smartphone?

Als je een moderne telefoon of tablet computer hebt, heb je dus ook een fotocamera daar in zitten. Hier mee kun je de boekingsstukken ook gewoon fotograferen. Dit kan natuurlijk ook je digitale fotocamera zijn. Als je ze maar zo kunt instellen dat ze kleine bestanden maken (zie hier onder). Dat kan bijvoorbeeld met een app als CamScanner. Die trekt je bestanden recht en maakt er mooie PDF-bestandjes van. Scan to PDF Free is een ander programma om vanaf je Android telefoon te kunnen scannen.

Hoe scannen – instellingen (belangrijk!)

Hoe je de papieren ook verwerkt tot bestanden, er zijn een paar punten om op te letten om je bestanden lekker klein te houden. Dat neemt véél minder ruimte in beslag en werkt sneller:

  1. In mijn ervaring zou 200 dpi (dots per inch) genoeg moeten zijn.
  2. Stel je scannersoftware of camera in op zwart-wit (1 bit)!
  3. Je kunt bestanden als PDF of TIFF opslaan (die bestanden kunnen ook multipage zijn).
  4. Maak van elk stuk één bestand, maar van papieren met meerdere pagina’s één bestand met die pagina’s er in.

Scannersuggesties

Je kunt prima uit de voeten met een gebruikte scanner van het supermerk HP (Hewlett Packard): de HP Scanjet 5590. Deze heb ik hier ook staan. Je zou ‘m op marktplaats.nl ruim onder de honderd euro moeten kunnen vinden. Maar elke scanner met sheet feeder ofwel automatische documentinvoer (ADF) kan prima werken.

Scanner-Instellingen

Het scanscherm van de HP scan software

Scanner-Opslaan-Instellingen

De instellingen voor het opslaan van je gescande bestanden

HP Scanjet 5590 - met sheet feeder

HP Scanjet 5590 – met sheet feeder

Andere mogelijkheden

Naast het handige Dropbox zijn er natuurlijk nog andere mogelijkheden om bestanden uit te wisselen met je boekhouder. Je kunt je bestanden ook mailen, via wetransfer versturen of een downloadlink voor je bestanden op jouw online opslag-account.

Versleuteling

Ongeacht de methode van bestanden uitwisselen, kun je je bestanden ook versleutelen. En dan de versleutelde bestandenset versturen. Zodat je weet dat niet zomaar iedereen bij je bestanden kan. Administratiestudio.nl werkt met OpenPGP-conform programma GNUPG. Met GNUPG kun je bestanden en e-mail communicatie versleutelen tussen jou en Administratiestudio.nl. Ook op Dropbox kun je een versleuteld bestand zetten waar je administratie-bestanden in staan.