Online samenwerken met je boekhouder, hoe doe je dat?

Hier een uitleg van de verschillende middelen die mijn klanten en ik gebruiken om samen te werken aan de boekhouding en belastingzaken.

Boekhoudprogramma: Snelstart

Je hoeft als ondernemer niet zelf een boekhoudprogramma aan te schaffen en de bijbehorende kosten bij aanschaf en elk jaar daarna te betalen. Maar dat kan wél als dat je voorkeur heeft. De meeste klanten van Administratiestudio.nl hebben geen boekhoudprogramma maar laten de boekhouding door mij invoeren. Dat is meestal aantrekkelijker want je hebt de kosten niet en je hoeft allerlei wielen niet zelf uit te vinden. Boekhouden is en blijft een vak, wat de reclames over ‘boekhouding zonder boekhoudkennis’ je ook proberen te vertellen.

Administratiestudio.nl werkt met Snelstart [www.snelstart.nl].

Als je je administratie door mij laat doen, krijg je altijd alle relevante overzichten en bestanden opgeleverd bij een aangifte of jaarrekening. Er zijn nog meer bestanden en op verzoek krijg je die ook opgeleverd. Het is jouw administratie en dus zijn alle overzichten, bestanden en informatie van jou. Dus ook het administratiebestand zelf, aangiftebestanden, audit files, grootboekmutatiekaarten en boekingsverslagen. Zodat je als je wilt zélf de boekhouding in Snelstart of jaarrekeningsoftware kunt openen. Zodat je als je wilt zélf de aangiften inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting e.d. met de gratis aangiftesoftware van de Belastingdienst kunt openen. Maar de meeste gewone rapportages zijn PDF-bestand of spreadsheet-bestand, dus die kun je altijd openen.

Aangiftesoftware: Belastingdienst

De Belastingdienst stelt gratis aangifteprogramma’s beschikbaar voor vennootschapsbelasting, inkomstenbelasting, loonheffingen enzovoorts. Hoewel wat spartaans, zijn het déze programma’s die wérken.

Op verzoek lever ik je de aangiftebestanden op, zodat je die zélf kunt openen in de programma’s van de Belastingdienst. Bijvoorbeeld om scenario’s door te rekenen of zelf een (gewijzigde) aangifte te doen. Die software kun je allemaal zo downloaden op de website van de Belastingdienst [www.belastingdienst.nl].

In het verleden heb ik ook gewerkt met de aangiftesoftware van zowel Kluwer als Elsevier. Zéér duur, élk jaar het volledige aanschafbedrag betalen maar vooral: het wérkt niet. Voortdurende problemen met beide programma’s hebben me gedwongen van Elsevier naar Kluwer te switchen en weer terug tot dat het Elsevier programma in een nieuwe versie zo ernstig onwerkbaar was dat ik beide naar de prullenbak verwezen heb en overgestapt ben naar de software van de Belastingdienst. Opeens waren alle problemen als sneeuw voor de zon verdwenen. Zo nu en dan heb ik éven een vraagje, dat is binnen een uur of hooguit een dag opgelost en dan is ‘m’n bureau weer leeg’.

Internetbankieren: MT940 bankmutatiebestanden

De bankmutaties van je zakelijke bankrekeningen komen via MT940 bankmutatiebestanden in je boekhouding terecht (van ING Bank: ASCII-bestanden). Je kunt in je internetbankieren deze bestanden downloaden en even aan mij mailen of ze in de juiste map op je computer zetten waardoor ze via Dropbox voor mij te zien en te downloaden zijn (waarover later meer). Ik kan ze dan inlezen en heb snel, foutloos en met de volledige omschrijvingen (die je ook op de papieren afschriften ziet) in je boekhouding staan.

Je papieren: de administratiemap

Als klant van administratiestudio.nl krijg je voor elk jaar een map om de papieren van je administratie in op te bergen. In de map vind je de Handleiding en de Checklist zodat je je administratie perfect kunt voorbereiden en ik ‘m snel en dus tegen zo laag mogelijke kosten kan verwerken. Hoe beter je dit voorbereid, hoe sneller en gemakkelijker je boekhouding, jaarrekening en aangiften klaar zijn. Zo heb je dit zélf in de hand.

Voor veel klanten is dit de basis: de map compleet vullen en naar mij brengen of laten ophalen door de een koerier (waarover hieronder meer).

Maar je kunt je map ook bij je houden en de papieren inscannen en op je eigen computer opslaan in een map die via bijvoorbeeld Dropbox gedeeld is. Daarover hieronder meer.

Je papieren scannen en delen: Dropbox

Sugarsync map

Dropbox map

Hoe zou het zijn om je map met je administratie altijd in huis te hebben? Nooit meer: “Oh nou kan ik het niet nakijken want de map ligt nog bij de boekhouder”. En nooit meer door de file om de map te halen en te brengen.

Door al je papieren in te scannen en op te slaan in een setje mappen dat je via Dropbox met mij deelt, heb je drie voordelen:

  1. Je hebt de map met de originelen altijd bij de hand;
  2. Ik kan als je boekhouder altijd bij de gescande bestanden en
  3. Je kunt zelf ook de zaak zo instellen dat je online, via de ‘cloud’, overal bij je administratiebestanden kunt. Of dat nou thuis is of onderweg. Of dat nou vanaf een Windows PC, een Mac, een tablet computer of een smartphone is. Want Dropbox is er voor Linux, Windows, Mac, iPad, iPhone, Android, Blackberry en Kindle Fire.

Omdat deze bestanden primair op jouw computer staan, gaan ze als het goed is vanzelf mee in de backups die je maakt van je computer (die maak je toch wel?).

Heb je geen scanner? Dan fotografeer je je boekingsstukken gewoon met je smartphone. Let wel op dat je ze liefst op zo’n 200 dpi en zwart-wit fotografeert, dan worden het lekker kleine bestanden, dat werkt een stuk sneller. Bestandstypen TIF en PDF zijn het meest geschikt, die kunnen namelijk meerdere pagina’s in één bestand bevatten.

Screensharing: Teamviewer

Teamviewer

Teamviewer

Teamviewer is een programma voor screensharing (scherm delen) en remote control (afstandsbediening). Het komt er op neer dat we allebei jouw of mijn scherm voor ons zien en samen in bijvoorbeeld je overzichten kunnen kijken, dingen aan kunnen wijzen, dingen kunnen typen enzovoorts. Zo is het alsof we bij elkaar aan tafel zitten en samen achter dezelfde computer zitten te werken. Teamviewer kun je downloaden bij www.teamviewer.com. Het beste werkt de gratis volledige versie, je kunt deze ook uitvoeren zonder installatie, zodat je systeem lekker schoon blijft.

Bellen: mobiel

Adminstratiestudio.nl is te bereiken via mobiel op 06-18113934.

Website

Op deze website van Administratiestudio.nl vind je alle informatie bij elkaar en daarnaast de links naar de andere mogelijkheden om op de hoogte te blijven zoals youtube en facebook [http://www.administratiestudio.nl].

Youtube

Administratiestudio.nl zit ook op Youtube met een eigen kanaal. Daar staan video’s met uitleg en instructies speciaal voor jou als klant van Administratiestudio.nl [http://www.youtube.com/user/administratiestudio].

Youtube kanaal

Youtube kanaal

Facebook

Op Facebook is de Administratiestudio.nl pagina [https://www.facebook.com/Administratiestudio]. Hier vind je links, artikelen e.d. die je niet op de website vindt.