Bij de concept jaarstukken die ik je ter beoordeling toestuur, zitten een aantal soorten bestanden. Ik ga hier niet in op de inhoud van de bestanden. Hier vind je een toelichting wat voor soort bestanden er heen en weer gaan tussen jou als klant en mij als je boekhouder. En met welke programma’s je deze bestanden kunt openen en voor welk doel je ze kunt gebruiken. Het gaat telkens om de bestandsnaamextensie van drie tekens. Stel je besturingssysteem zo in, dat je deze bestandsnaamextensies ziet.

• 940 – Dit zijn bankmutatiebestanden, bedoeld om in te lezen in je boekhouding.
• ADF – Dit zijn zgn. auditfile-bestanden, die door analysesoftware en jaarrekeningsoftware ingelezen kunnen worden maar ook door de Belastingdienst gelezen kunnen worden bij bijvoorbeeld een boekenonderzoek.
• ASC – Dit zijn bankmutatiebestanden, bedoeld om in te lezen in je boekhouding. Maar het kan ook mijn publieke sleutel zijn, waarmee je je e-mail aan mij kunt versleutelen.
• ASC – Dit zijn encryptiesleutel-bestanden. Je kunt e-mailberichten en bestanden die we uitwisselen versleutelen met OpenPGP-conforme asymetrische encryptie met GNUPG voor Linux, GPG4Win voor Windows of GPGTools voor MacOSX. Volledig met vrije, gratis en open source software.
• DOC – Dit zijn tekstbestanden van Microsoft Word. Wordt vervangen door ODS-bestanden uit LibreOffice.
• IBD – Dit zijn bestanden van het gratis aangifteprogramma voor de inkomstenbelasting van de Belastingdienst voor particulieren. Als je het programma van het betreffende jaar installeert, kun je deze aangiftebestanden zelf openen, aanpassen, aangiften indienen (download via http://www.belastingdienst.nl).
• LAD – Dit zijn bestanden van het gratis aangifteprogramma voor de loonheffingen van de Belastingdienst voor ondernemers. Als je het programma van het betreffende jaar installeert, kun je deze aangiftebestanden zelf openen, aanpassen, aangiften indienen (download via http://www.belastingdienst.nl).
• MDB – Dit zijn administratiebestanden van het boekhoudprogramma Snelstart. Deze kun je in Snelstart openen als je zelf een licentie of een testversie hebt (meer over snelstart op http://www.snelstart.nl).
• ODS – Dit zijn OpenDocument Spreadsheet-bestanden van LibreOffice Calc (een vrij, gratis en open source alternatief dat ik gebruik als opvolger van Microsoft Office). Te zijner tijd zal ik naast het huidige Snelstart ook gaan werken met boekhouding in ODS-spreadsheets.
• ODT – Dit zijn OpenDocument Text-bestanden van LibreOffice Writer (een vrij, gratis en open source alternatief dat ik gebruik als opvolger van Microsoft Office).
• PDF – Dit is een PDF bestand dat je onder meer met vrije pdf-reader Evince kunt openen (download via https://wiki.gnome.org/Apps/Evince/Downloads). Een grafisch bestand dat ook meerdere pagina’s kan beslaan. Net als TIFF prima geschikt om facturen en andere stukken digitaal op te slaan en te delen met je boekhouder.
• SIG – Dit zijn binaire handtekening-bestanden (SIGnature) waarmee mijn OpenPGP-programma Enigmail mijn uitgaande e-mails en e-mailbijlagen ondertekent. Hiermee kun je – als je ook een OpenPGP programma gebruikt – de integriteit van het e-mailbericht of e-mailbijlage nagaan. Dat betekent dat je kunt nagaan of het bericht tussen mij als verzender en jou als ontvanger niet is gewijzigd. Als je je berichten wilt beveiligen tegen openen door anderen, kunnen we de e-mailberichten tussen jou en mij ook nog versleutelen. Meer hierover in het artikel http://www.administratiestudio.nl/je-gegevens-met-openpgp-encryptie-beveiligen/.
• SSA – Dit zijn uitwisselingsbestanden die je van Administratiestudio.nl terugkrijgt na  controle en wijzigingen door Administratiestudio.nl. Dit bestand kun je weer in jouw Snelstart openen om verder te werken.
• SSB – Dit zijn backup-bestanden van Snelstart Classic.
• SSC – Dit zijn uitwisselingsbestanden die je vanuit jouw Snelstart boekhouding aanmaakt en naar Administratiestudio.nl stuurt voor controle en wijzigingen en om jaarstukken te maken.
• STA – Dit zijn bankmutatiebestanden, bedoeld om in te lezen in je boekhouding.
• TIFF – Tagged Image File Format. Een grafisch bestand dat ook meerdere pagina’s kan beslaan. Net als PDF prima geschikt om facturen en andere stukken digitaal op te slaan en te delen met je boekhouder.
• TXT – Dit zijn tekstbestanden die je opent in bijvoorbeeld Gedit op Linux of met Microsoft Notepad in Windows.
• VAD – Dit zijn bestanden met een  van het programma hiervoor van de Belastingdienst. Dit zijn bestanden van het gratis programma voor verzoek of wijziging voorlopige aanslag van de inkomstenbelasting van de Belastingdienst. Als je het programma van het betreffende jaar installeert, kun je deze aangiftebestanden zelf openen, aanpassen, aangiften indienen (download via http://www.belastingdienst.nl).
• WAD – Dit zijn bestanden van het gratis aangifteprogramma van de Belastingdienst voor ondernemers voor de inkomstenbelasting. Als je het programma van het betreffende jaar installeert, kun je deze aangiftebestanden zelf openen, aanpassen, aangiften indienen (download via http://www.belastingdienst.nl).
• XAF – Dit zijn zgn. XML auditfile-bestanden, die door analysesoftware en jaarrekeningsoftware ingelezen kunnen worden maar ook door de Belastingdienst gelezen kunnen worden bij bijvoorbeeld een boekenonderzoek.
• XLS – Dit zijn spreadsheet-bestanden van Microsoft Excel in Windows. Microsoft Excel is door mij al vervangen door LibreOffice Calc, maar ik kan ook XLS-bestanden lezen en aanmaken, mocht dat nodig zijn.
• XPS – Staat voor XML Paper Specification. Een soort bestanden voor documenten, zoals PDF-bestanden.

Administratiestudio.nl is afgestapt van Microsoft Office. De opvolger is LibreOffice, een complete vervanging van Microsoft Office, maar dan vrij, gratis en open source. Microsoft Office zou de ODT- en ODS-bestanden moeten kunnen lezen, maar als dat niet lukt, kan ik een gelijknamig DOC- of XLS-bestand voor je maken. Meer over LibreOffice vind je op https://www.libreoffice.org.

LibreOffice: vrij, gratis en open source opvolger van Microsoft office